LE FORUM OUVERT
Le Forum ouvert est une méthode
qui permet de tenir des réunions dynamiques et productives. Cette méthode est
efficace pour des groupes de plus de 2 000 personnes comme de 5 personnes.
C'est une manière simple et efficace d'organiser des rencontres et de permettre
l’expression de l’intelligence collective. Cette façon de faire permet d'aller
plus en profondeur que la plupart des autres démarches d’animation de groupe.
Elle allie passion et responsabilité, créativité et réalisme.
La méthode a été élaborée au
milieu des années quatre-vingts. De plus en plus connue, le Forum ouvert
favorise la transformation positive au sein des structures, augmente
l’efficacité, inspire des solutions innovatrices, améliore la communication et
accroît la coopération.
Dans les réunions, les
structures peuvent faire obstacle aux choses qui importent vraiment. Il arrive
souvent que ce soit au moment de la pause café que les gens discutent des
vraies choses et qu'ils vivent les meilleurs moments. Le Forum ouvert, avec ses
règles, ou plutôt ses principes peu nombreux mais efficaces, crée le même genre
d'atmosphère où l'essentiel, c'est la relation franche et ouverte. Certains y
voient à prime abord un peu de chaos, mais ce n’est qu’apparence. L'incertitude
créée par une structure moins évidente engendre un climat propice à la créativité
et à l’ouverture, ce qui permet d'aborder les questions essentielles et de
donner une orientation plus claire.
Comment fonctionne le Forum ouvert ?
Sans
ordre du jour et sans table :
Assis en cercle, tous les participants et
participantes ont l'occasion de soulever et d’afficher au mur, les questions
qui leur semblent importantes, en fonction d’un thème significatif autour
duquel ils sont réunis. L’approche du Forum ouvert crée des conditions qui
portent les gens à prendre spontanément des initiatives. Avec un objectif clair
en tête, tous les participants et participantes contribuent à l'élaboration de
l'ordre du jour au début de la rencontre et à l’organisation de groupes auto -
gérés. Un terrain commun commence à s’établir.
Toutes les questions sont explorées
Dans le Forum ouvert, toutes les questions
mises de l’avant par les participants sont discutées. Il n’y a pas meilleure
motivation que de commencer par ce qui vous passionne. Tous ceux et celles qui
partagent cette passion, cet intérêt ou cette préoccupation se rassemblent pour
y travailler. Une telle démarche facilite l’émergence de solutions. De plus,
l'environnement très rassurant favorise la relation. L’apprentissage en équipe
prend ici tout son sens. Les bénéfices de la collaboration deviennent évidents.
Le potentiel pour un engagement réel augmente considérablement puisque les
participants se sont approprié la démarche et la réflexion.
Autres résultats
Au terme de l'atelier, les participants et
participantes reçoivent un rapport écrit du travail accompli par les groupes,
ainsi que la liste des personnes qui y ont contribué. Il se crée ainsi des
réseaux où la diversité et la richesse d'expérience appuient et guident le
cheminement. À l’issue d’un Forum ouvert, des priorités sont fixées, des plans
d'action sont élaborés et des groupes d'action sont organisés. Tous repartent
avec de nouvelles connaissances, un regain d'énergie et le sentiment réel
d'avoir progressé.
Ce que le Forum ouvert offre et
exige
Le Forum ouvert n'est pas une recette
applicable à toutes les situations. C’est une approche qui, par exemple, permet
d’explorer une question complexe ou simple, d’organiser rapidement ce qui doit
être fait, d’amener le «système entier» dans la même pièce pour planifier pour
l’avenir, de créer et consolider des équipes, d’aplanir les conflits,
d’améliorer la communication et de redonner de l’énergie à un organisme.
Ne choisissez pas le Forum ouvert si vous
croyez déjà avoir la réponse à la question. Puisque vous participez à la
création d’un espace propice à l’initiative, vous devez être prêt pour
l’imprévu et être ouvert au changement. L’intention doit être transparente, le
thème de la rencontre clair et d’intérêt réel. La méthode du Forum ouvert peut
paraître simple en surface, mais il est crucial de bien comprendre la
philosophie qui la sous-tend et d’assurer une préparation soignée.
Sortir des sentiers battus
Voilà ce qu’offre
le Forum ouvert.
Ce n’est pas seulement un événement, c’est une nouvelle façon
d’être, de travailler, de penser et de se réunir et de faire qui peut se
poursuivre bien au-delà de la rencontre. Les gens
travaillent avec cœur et sont productifs lorsque nous créons un climat qui
encourage l'initiative et l'apprentissage.
Etape 1 : A partir de la question générale « Gironde en transition, demain ? » nous allons ensemble élaborer une sorte d’ordre du jour, c'est-à-dire « Quelles sont les points à traiter pour répondre à cette question ? ». Pour déterminer cet ordre du jour nous allons utiliser une méthode de définition collective. Plutôt que de le traiter chronologiquement, nous allons le faire sous forme d’ateliers qui fonctionneront tous en même temps, tout au long de la rencontre et où toutes les personnes pourront participer. Si nous gardons 5 thèmes, nous aurons simultanément 5 ateliers. Etape 2 : Sur chaque atelier, un animateur reste en place pour faire tourner la parole, prendre des notes et faire un résumé de ce qui s’est dit précédemment à chaque nouveau groupe qui se présente. De telle façon que, au fur et à mesure, chaque atelier va s’enrichir des idées de tous, c'est-à-dire de l’intelligence collective. Chaque participant va tourner d’atelier en atelier à un rythme d’environ 30 mn par atelier (selon le nombre d’ateliers) de façon à ce que chacun apporte sa contribution à plusieurs thèmes. Une loi très importante : La loi des deux pieds, quand, sur un atelier, une personne sent qu’elle n’apprend rien ou n’apporte rien, elle ne doit pas hésiter à se servir de ses deux pieds pour se rendre à un autre atelier Pour déterminer l’ordre du jour nous allons procéder là aussi par étapes : 1. Chacun de vous réfléchit à un ou des points à traiter que la question vous inspire que ce soit un sujet éthique, juridique, d’organisation, de stratégie, d’animation, de relationnel, économique, technique, d’agenda, de partenariat, de « vision du projet »… , question qui va faire avancer le projet de la Transition en Gironde et qui mérite d’être abordé dans un atelier. On écrit une seule action par feuille que l’on dépose sur « la Place du marché ». 2. Vous allez classer les différentes actions par thème 3. Vous allez à partir de chaque paquet poser la question qui le résume. Nous avons là « l’ordre du jour ». En fonction du nombre de thèmes et du nombre de personnes présentes, donc du nombre de groupes possibles, nous définirons le nombre d’ateliers en regroupant éventuellement des thèmes. 4. Nous nous répartissons dans les ateliers et demandons pour chacun un volontaire pour assurer la fonction d’animateur/secrétaire. Il assurera cette fonction pendant toute la durée de l’atelier et produira un compte-rendu. 5. A la fin des ateliers, nous nous réserverons un temps pour un premier retour synthétique des ateliers et un tour de table sur le ressenti de chacun
Etape 1 : A partir de la question générale « Gironde en transition, demain ? » nous allons ensemble élaborer une sorte d’ordre du jour, c'est-à-dire « Quelles sont les points à traiter pour répondre à cette question ? ». Pour déterminer cet ordre du jour nous allons utiliser une méthode de définition collective. Plutôt que de le traiter chronologiquement, nous allons le faire sous forme d’ateliers qui fonctionneront tous en même temps, tout au long de la rencontre et où toutes les personnes pourront participer. Si nous gardons 5 thèmes, nous aurons simultanément 5 ateliers. Etape 2 : Sur chaque atelier, un animateur reste en place pour faire tourner la parole, prendre des notes et faire un résumé de ce qui s’est dit précédemment à chaque nouveau groupe qui se présente. De telle façon que, au fur et à mesure, chaque atelier va s’enrichir des idées de tous, c'est-à-dire de l’intelligence collective. Chaque participant va tourner d’atelier en atelier à un rythme d’environ 30 mn par atelier (selon le nombre d’ateliers) de façon à ce que chacun apporte sa contribution à plusieurs thèmes. Une loi très importante : La loi des deux pieds, quand, sur un atelier, une personne sent qu’elle n’apprend rien ou n’apporte rien, elle ne doit pas hésiter à se servir de ses deux pieds pour se rendre à un autre atelier Pour déterminer l’ordre du jour nous allons procéder là aussi par étapes : 1. Chacun de vous réfléchit à un ou des points à traiter que la question vous inspire que ce soit un sujet éthique, juridique, d’organisation, de stratégie, d’animation, de relationnel, économique, technique, d’agenda, de partenariat, de « vision du projet »… , question qui va faire avancer le projet de la Transition en Gironde et qui mérite d’être abordé dans un atelier. On écrit une seule action par feuille que l’on dépose sur « la Place du marché ». 2. Vous allez classer les différentes actions par thème 3. Vous allez à partir de chaque paquet poser la question qui le résume. Nous avons là « l’ordre du jour ». En fonction du nombre de thèmes et du nombre de personnes présentes, donc du nombre de groupes possibles, nous définirons le nombre d’ateliers en regroupant éventuellement des thèmes. 4. Nous nous répartissons dans les ateliers et demandons pour chacun un volontaire pour assurer la fonction d’animateur/secrétaire. Il assurera cette fonction pendant toute la durée de l’atelier et produira un compte-rendu. 5. A la fin des ateliers, nous nous réserverons un temps pour un premier retour synthétique des ateliers et un tour de table sur le ressenti de chacun